Kiedy potrzebne jest pełnomocnictwo notarialne?
Codzienne życie każdego z nas składa się z załatwiania wielu spraw od drobnych zakupów przez zawieranie różnych umów, choćby z hydraulikiem, który ma przyjść, aby naprawić cieknący kran, aż po zlecenie dokonania przelewu bankowego. Wykonanie wszystkich tych czynności wiąże się z koniecznością określenia naszego stanowiska w konkretnej sprawie m.in. podania kwoty, jaka ma być wysłana, wskazanie odbiorcy oraz ustalenie daty przelewu. Z punktu widzenia przepisów każde tego rodzaju zachowanie jest złożeniem oświadczenia woli, które prowadzi do zmiany istniejącego stosunku prawnego, ustanowienia nowego albo zniesienia istniejącego, a więc jest czynnością prawną. Swoją wolę możemy wyrażać na różne sposoby w zależności od okoliczności – robiąc drobne zakupy, zawieramy umowę ustną, zlecając przelew, korzystamy z możliwości wyrażenia naszej woli przy pomocy metod komunikacji elektronicznej lub przedstawiamy ją pisemnie, podpisując zlecenie. W przypadku, gdy w grę wchodzi transakcja o dużej wartości, np. kupno lub sprzedaż nieruchomości umowę zawieramy przed notariuszem w postaci aktu notarialnego. Nie zawsze jednak oświadczenie woli musi składać osobiście ten, kto ma zamiar dokonać konkretnej czynności prawnej. W większości przypadków możemy posłużyć się odpowiednim pełnomocnictwem notarialnym lub udzielonym w innej formie, w zależności od wymogów co do obowiązującej formy. Przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniom związanym z udzielaniem pełnomocnictw, sprawdźmy, jak i kiedy można ich udzielać, zobaczmy, jakie są ich rodzaje i przekonajmy się, co wiąże się z udzieleniem pełnomocnictwa notarialnego.
Na czym polega udzielenie pełnomocnictwa?
Pełnomocnictwo to upoważnienie innej osoby, do złożenia oświadczenia woli, które będzie skutkowało wykonaniem czynności prawnej w imieniu osoby, która go udzieliła. Pełnomocnik, przystępując do dokonania czynności prawnej, porusza się w granicach swego umocowania, a zatem zakresu działań, do których upoważnił go mocodawca. Składa on własne oświadczenie woli, wywierające jednak takie skutki prawne, jakie wywołałoby osobiste działanie udzielającego pełnomocnictwa. Z możliwości udzielania pełnomocnictw korzysta się na ogół wówczas, kiedy powierza się prowadzenie swoich spraw specjaliście z danej dziedziny, a także wtedy, gdy mocodawca z różnych względów – stanu zdrowia, wieku, odległości czy istnienia innych zobowiązań – nie może załatwić sprawy osobiście. Z uwagi na znaczenie, jakie ma działanie pełnomocnika możliwości jego powoływania oraz zasady, na jakich to następuje, są ściśle określone.
Bycie pełnomocnikiem wiąże się z posiadaniem pełnej zdolności do czynności prawnych – ważna więc będzie pełnoletniość, czyli ukończenie 18 roku życia albo w przypadku kobiety co najmniej 16-letniej fakt zawarcia związku małżeńskiego za zgodą sądu oraz brak ubezwłasnowolnienia. Pełnomocnikiem może zostać również osoba, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych, a więc konieczne będzie osiągnięcie wieku 13 lat albo bycie co najwyżej częściowo ubezwłasnowolnionym. W takiej jednak sytuacji, aby podejmowane działania były ważne, niezbędna będzie zgoda przedstawiciela ustawowego, a więc rodzica lub opiekuna.
Pełnomocnictwo może zostać udzielone bezterminowo lub na wskazany przez mocodawcę okres. W tym drugim przypadku jego ważność wygasa wraz z określoną datą. Pełnomocnictwo traci swą ważność również z chwilą wykonania czynności, do której upoważniało. Pełnomocnictwo wygaśnie także z chwilą śmierci pełnomocnika albo mocodawcy, o ile w jego treści nie określono, że dopuszcza działanie mimo śmierci mocodawcy. Pełnomocnictwo wygasa także z chwilą, gdy osoba ustanowiona pełnomocnikiem się go zrzeknie. Nie wymaga to żadnej aktywności ze strony mocodawcy. Pełnomocnictwo może również wygasać, gdy spełnił się zawarty w nim warunek.
Pełnomocnictwo może też zostać w każdym czasie odwołane – podobnie jak przy udzieleniu pełnomocnictwa jest to czynność jednostronna, wymaga więc podjęcia działania wyłącznie ze strony mocodawcy. Ważne jest jednak, żeby pełnomocnik mógł zapoznać się z treścią oświadczenia o odwołaniu pełnomocnictwa. Co istotne, samo odwołanie może nastąpić w dowolnej formie, chyba że w treści pełnomocnictwa znajduje się zastrzeżenie, wskazujące na obowiązek zachowania określonej formy. Odwołanie pełnomocnictwa wiąże się z koniecznością zwrotu przez pełnomocnika wydanego mu dokumentu. Warto pamiętać, że czynność prawna wykonana na mocy nieważnego pełnomocnictwa będzie ważna, jeżeli druga jej strona nie wiedziała o jego wygaśnięciu.
Rodzaje pełnomocnictw i formy, w jakich mogą być udzielane
Pełnomocnictwa mogą być udzielane w różnym zakresie oraz różnej formie. Pełnomocnictwo może zostać udzielone w sposób dorozumiany, a zatem przez każde zachowanie, które w wystarczający sposób wyraża wolę osoby dokonującej czynności prawnej. Możliwe jest więc udzielenie zarówno pełnomocnictwa ustnego, jak i pisemnego. Do ważności pełnomocnictwa nie jest też wymagana zgodna pełnomocnika, a zaczyna ono obowiązywać z chwilą, gdy zostanie udzielone. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku czynności prawnych, do których ważności niezbędne będzie zachowanie określonej formy np. pisemnej, pełnomocnictwo musi zostać sporządzone w takiej właśnie formie. Forma pełnomocnictwa może także zależeć od jego zakresu.
Pełnomocnictwem, które pozwala na najszerszy zakres działań pełnomocnika, jest pełnomocnictwo ogólne. Dla swej ważności musi ono być udzielone w formie pisemnej. Pełnomocnictwo ogólne pozwala na wykonywanie tzw. czynności zwykłego zarządu. Uznaje się za nie załatwianie spraw bieżących dotyczących życia codziennego mocodawcy, ale także spraw, którymi się on na ogół zajmuje. Czynności zwykłego zarządu na mocy pełnomocnictwa ogólnego nie mogą więc dotyczyć działalności wykraczającej poza typowe dla mocodawcy działania czy przekraczać wielkość i rodzaj zaciąganych przez niego zobowiązań.
Węższy zakres działania jest możliwy na podstawie pełnomocnictwa rodzajowego. Pełnomocnictwo tego rodzaju pozwala na wykonywanie czynności prawnych związanych ze wskazanym w jego treści obszarem i obejmuje wszystkie czynności przekraczające zarząd zwykły. Dopuszczalne są więc wszystkie działania pełnomocnika, o ile nie wykraczają poza wyznaczone ramy, np. zawierania transakcji handlowych wskazanego rodzaju lub prowadzenia spraw dotyczących posiadanych przez mocodawcę nieruchomości.
Pełnomocnictwa mogą być również udzielane do wykonania konkretnej czynności prawnej. W takiej sytuacji mamy do czynienia z pełnomocnictwem szczególnym. Udzielając pełnomocnictwa szczególnego, mocodawca określa w jego treści rodzaj działania, jakie ma podjąć pełnomocnik i szczegółowo podaje jego ramy. Pełnomocnictwo szczególne może obejmować wykonanie jednej lub kilku dokładnie oznaczonych czynności prawnych.
Co wiąże się z udzieleniem pełnomocnictwa notarialnego?
Zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego pełnomocnictwo musi być udzielone w takiej formie, w jakiej będzie przeprowadzana czynność prawna, której ona dotyczy. W przypadku czynności, które muszą być przeprowadzone w formie aktu notarialnego, konieczne będzie więc posiadanie pełnomocnictwa notarialnego. Będzie ono wymagane przy wszystkich sprawach związanych z przenoszeniem praw do nieruchomości – m.in. kupnem i sprzedażą domu, mieszkania, budynków użytkowych, ziemi, ich darowizną, ale także choćby przy sporządzaniu umowy darowizny ruchomości, zrzeczeniu się dziedziczenia. Zachowanie formy aktu notarialnego przy udzieleniu pełnomocnictwa jest też niezbędne przy wielu czynnościach związanych z prawem spółek – np. zawieraniem umów, podejmowaniem uchwał czy przystępowaniem do spółki. Akt notarialny będą również konieczne m.in. przy składaniu oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji czy zawieraniu małżeńskiej umowy majątkowej.
Pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego są jednak wybierane również ze względu na swoją rangę dowodową. Każdy akt notarialny jest traktowany jako dokument urzędowy, a opisane w nim fakty są uważane za prawdziwe. Podczas udzielania pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego notariusz weryfikuje tożsamość osoby ustanawiającej pełnomocnika. Zadba również, by w treści pełnomocnictwa znalazły się wszystkie wymagane informacje oraz sprawdzi, czy zapisy są zgodne z obowiązującymi przepisami. Po sporządzeniu pełnomocnictwa notarialnego mocodawca otrzymuje odpisy notarialne, które może wręczyć swemu pełnomocnikowi. Pełnomocnictwa notarialne są powszechnie wykorzystywane przy załatwianiu spraw urzędowych, zawieraniu umów czy prowadzeniu wszelkiego rodzaju działalności gospodarczej.
Sporządzenie pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego wiąże się z koniecznością uiszczenia odpowiedniej opłaty. Jest ona naliczana według stawek maksymalnych zapisanych w obowiązującej taksie notarialnej i podana zarówno dla pełnomocnictw zawierających umocowanie do jednej czynności prawnej, jak i wielu. Opłata może być powiększona, jeżeli mocodawca potrzebuje większej liczby odpisów aktu. Kwota, jaka trzeba zapłacić za spisanie pełnomocnictwa u notariusza, będzie obejmowała także doliczany podatek VAT. W uzasadnionych przypadkach pełnomocnictwo może być również sporządzone poza kancelarią notarialną, np. w razie choroby mocodawcy lub wówczas, gdy ma on problemy z poruszaniem się.